Housekeeping Akaun Emel

Emel memudahkan urusan surat-menyurat dan penyampaian maklumat

Berikut adalah merupakan contoh surat email yang memohon supaya Housekeeping Akaun Emel yang perlu dilakukan untuk memudahkan email masuk dan meluaskan kouta emel tersebut.

Asalamualaikum dan Salam Sejahtera,

Dato’/Tuan/Puan,

Sukacita saya merujuk kepada perkara seperti di atas.

2.            Semakan yang dilakukan oleh pihak Pengurusan Maklumat mendapati banyak akaun emel Jabatan telah memenuhi kuota storan yang telah ditetapkan. Perkara ini menyebabkan pengguna tersebut tidak dapat menerima emel baru selagi kuota berkenaan tidak dikosongkan.

3.            Bagi mengatasi masalah ini, pihak BPM memohon agar semua pengguna melakukan housekeeping emel masing-masing. Berikut adalah panduan bagi melakukan housekeeping emel :

i)                    Memadam emel yang telah melebihi tiga (3) bulan dengan kandungan tidak penting. (cth: jemputan/makluman yang telah melepasi tarikh)

ii)                   Memadam emel yang telah disahkan sebagai spam atau iklan (promosi/pinjaman bank/kopearsi dsb).

iii)                 Jika emel yang ingin dipadam mengandungi lampiran, simpan lampiran ke dalam local storage (thumdrive/pc) atau cloud storage terlebih dahulu sebelum emel dipadam.

iv)                 JANGAN gunakan emel rasmi Jabatan untuk mendaftar(subscribe) di laman web jualan online (Lazada/Agoda/Airasia dsb)

4.            Pengguna adalah dipohon untuk melakukan housekeeping emel di outlook dan di Zimbra Web. Perhatian dan kerjasama yang diberikan Dato’/Tuan/Puan saya dahului dengan jutaan terima kasih.

Sekian.

Mohd Sharrel Fahmi Bin Baharum

Cawangan Rangkaian Dan Keselamatan

Bahagian Pengurusan Maklumat

Jabatan Latihan Khidmat Negara

 Terima kasih singgah sini